第十项修炼:主持会议
彼得·杜拉克说:“经理人不是在做事便是在开会。”虽然有点戏称的意味,但也说明了会议是组织中互相沟通信息、交换意见以及形成决策的重要活动,既然会议如此频繁,如何把会开好,便是一件重要的事。会议主要有三种类型。一种是沟通意见、交流信息的讨论型会议、例如产销协调会。一种是传达信息、发布信息的传达型会议,例如记者发布会。另外一种是产生共识以及激励为主的共识型会议,例如员工年度表扬大会。会议的类型不同、目的不同、对象不同、场地布置方式、主持方式也有不同。如何分辨会议的类型、会前的准备工作、议题的选定、参与会议人的确认、场地的布置、座位安排、以及主持人如何控制场地与时间、如何作会议记录、如何处理争议、如何引导发言、如何做成结论、会后如何跟进、未尽事宜的协调等,都是职业经理人应有的技能。
第十一项修炼:沟通表达
人类文明的进展与沟通方式直接有关。孔子授徒三千,建立儒家思想;马可波罗到中国将中国文化传到欧洲;唐僧玄奘到天竺取经,引进了佛教。这是早期人类传递思想文化的方式。有了印刷术之后,大量印制的图书进一步扩大影响力与传播速度。近代电传、电话、广播、电视、传真,甚至是因特网的发明,让信息的交流到达全球化、即时性的地步。因此信息传播的质量与速度,决定了文明进步的程度。公司内部也是如此,擅长沟通的组织,进步速度较快,防范问题的能力也较高,文化的统一性较强。
沟通方式分为书面以及口语两种。书面方式例如营运计划书、备忘录、工作纪录、调查报告、往来公文、广告文案、电子邮件、产品说明书等,口语表达例如发表演说、主持会议、记者采访、培训员工、销售说明、采购协议、商业谈判等。从另一方面而言,可以说经理人的主要任务便是不断的沟通。所以培养清晰、***有效的沟通表达能力,是每一位职业经理人的必备功夫。表达技能主要在于目的的确认、了解接受对象、清晰的逻辑、修辞能力、以及声调、肢体语言以及表情的搭配。
第十二项修炼:个人管理
托尔斯泰说“人们经常想要改变他人,却少有人愿意改变自己”。彼得·圣吉的《第五项修炼》,开头便是“自我超越”。孟子曰:“行有不顺,反而诸己”,也是谈到从反省自己来突破困境。作为职业经理人应更有这种修炼,愿意从自己出发,不断超越自我,突破自我,以身作则,成为部属的表率。在运动领域中职业选手也远比业余选手对自己的的要求更高,这不仅是为了赢得比赛,而是一种人生的态度。个人管理应从时间管理着手。彼得·杜拉克说:“除非把时间管理好,否则没有办法管好其它的事情”。事实也是如此,生命中所有的事情的完成,都要占用或长或短的时间,而时间恰好是最公平的事,每个人每一天只有24小时。因此人生成败、绩效好坏、公司兴衰都决定在每一位经理人的每一天上班时间中。当您做这件事时,便无法从事其它事情,所以如何有效运用时间,是个人管理的首要任务。其次是终身学习,彼得·杜拉克说:“未来的企业学习将取代经验,变成组织中最重要的事,……特别是系统化的学习”。
最近我参加一项国际研讨会,会中指出:经理人如果半年内没有学习新东西,便会面临被淘汰的危险。当然这种情况在中国还不至于如此严重,但这是趋势。另外一件重要的个人管理课题便是保持健康与活力。耐克公司对于公司***主管做出的40种经理人应具备的特质,第一项便是健康。工作压力、生活紧张、饮食不正常、运动不足都会摧毁经理人宝贵的健康。而现代人的慢性病,都非一朝一夕形成的。而一旦有了这些毛病,几乎这辈子都会受制于它。
最后一项需要个人管理的便是EQ,即所谓的情商:如何保持快乐的心情,如何维持高昂的斗志,如何自我激励,并且不受外在环境的干扰与影响等。职业经理人能做好个人管理,才能确保在漫长的人生旅途种,不论遇到何种情况,都能保持***状态。
主持会议、沟通表达以及个人管理事最能展现职业将利人内功的技能,也是赢得尊敬,让生活愉快的主要保证。尽早练成这种功夫,对于日后的发展,必定有极大的帮助。